CLUSTER 5 · WENN ES SCHIEFGEHT

Die Aufsichtsbehörde prüft

Was passiert bei einer GwG-Prüfung, wie läuft sie ab — und warum gute Dokumentation der Unterschied zwischen „bestanden“ und „Bußgeld“ ist.

Von GwG-Pilot Redaktion · 14 Min. Lesezeit · ← Zurück zum Pillar Article

Praxissituation

Montagmorgen, Poststapel in Düsseldorf

Zwischen Werbeprospekten und einer Betriebskostenabrechnung liegt ein Brief mit dem Absender „Bezirksregierung Düsseldorf — Dezernat für Geldwäscheaufsicht“. Sie öffnen ihn und lesen:

„Sehr geehrte/r …, im Rahmen der Aufsicht nach § 51 GwG werden wir Ihre Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten überprüfen. Die Prüfung wird am [Datum, 4 Wochen in der Zukunft] in Ihren Geschäftsräumen stattfinden. Bitte halten Sie die folgenden Unterlagen bereit …“

Vier Wochen. Ihr Puls steigt. Sie denken an die Akte von Herrn Yılmaz aus dem letzten Jahr — haben Sie da den zweiten Check vor dem Notartermin gemacht? Und die Risikoanalyse — wo war die nochmal? Und Ihr internes Sicherungssystem … haben Sie überhaupt eines?

Nach diesem Artikel wissen Sie:

  • Wer Sie prüft und warum gerade Sie ausgewählt wurden
  • Wie eine GwG-Prüfung konkret abläuft — Schritt für Schritt
  • Welche Unterlagen der Prüfer sehen will
  • Die 7 häufigsten Beanstandungen — und wie Sie sie vermeiden
  • Was Bußgelder wirklich kosten
  • Wie Sie sich in 4 Wochen vorbereiten

Wer prüft Sie — und warum?

Immobilienmakler werden nicht von der BaFin geprüft. Ihre Aufsichtsbehörde ist die zuständige Landesbehörde — je nach Bundesland unterschiedlich organisiert:

NRW:Bezirksregierungen (Düsseldorf, Köln, etc.)
Hessen:Regierungspräsidien (Darmstadt, Kassel, Gießen)
Bayern:Regierungen der Bezirke
Berlin:Senatsverwaltung für Wirtschaft
Andere:Variiert — meist Ordnungsbehörden, Gewerbeämter oder Regierungspräsidien

Warum gerade Sie?

Die Auswahl ist nicht persönlich. Aufsichtsbehörden prüfen systematisch:

Routineprüfung: Die Behörde arbeitet eine Liste von Maklern ab. Sie sind einfach dran. Kein Anlass, kein Verdacht.

Risikobasierte Auswahl: Ihr Tätigkeitsprofil wurde als erhöht eingestuft (Hochpreissegment, viele ausländische Kunden, Ballungsraum).

Anlassbezogen: Ein Hinweis ist eingegangen — von einer FIU-Meldung, einem Notar oder einer anderen Behörde. Das ist seltener, aber möglich.

💡 Häufigkeit: In der Praxis werden Makler noch relativ selten geprüft — aber die Frequenz steigt. Die EU-Geldwäscherichtlinien verlangen von den Mitgliedstaaten eine intensivere Aufsicht über Nicht-Finanzsektoren. Rechnen Sie damit, dass Prüfungen in den nächsten Jahren deutlich zunehmen.

So läuft eine GwG-Prüfung ab

1 Ankündigung (4–6 Wochen vorher)
Schriftlich per Post. Enthält: Termin, Ort (Ihre Geschäftsräume), Liste der bereitzuhaltenden Unterlagen. Manchmal Fragebogen zum Vorab-Ausfüllen. Sie können um Terminverschiebung bitten — mit gutem Grund (Urlaub, Krankheit).
2 Eröffnungsgespräch (Tag der Prüfung, 30 Min.)
Der Prüfer stellt sich vor, erklärt den Ablauf, fragt nach Ihrem Geschäftsmodell: Wie viele Transaktionen pro Jahr? Welche Objekttypen? Welche Kundenstruktur? Arbeiten Sie allein oder im Team? Das ist kein Verhör — es dient dem Verständnis Ihres Risikoprofils.
3 Dokumentenprüfung (2–4 Stunden)
Der Kern der Prüfung. Der Prüfer nimmt sich konkrete Transaktionen vor — meist 3–5 Stichproben aus den letzten 2–3 Jahren. Er schaut sich Ihre Akten an: Ist die Identifizierung vollständig? Ist der PEP-Check dokumentiert? Gibt es Sanktionslisten-Ergebnisse? Wie sieht Ihre Risikobewertung aus?
4 Systemprüfung (1–2 Stunden)
Neben den einzelnen Akten prüft der Prüfer Ihr System: Haben Sie eine Risikoanalyse? Ein internes Sicherungssystem? Mitarbeiterschulungen? Einen GwG-Beauftragten (wenn nötig)? Das sind die übergreifenden Pflichten, die über die einzelne Transaktion hinausgehen.
5 Abschlussgespräch + Prüfbericht
Am Ende des Tages oder nach einigen Wochen: Der Prüfer fasst zusammen, was er gefunden hat — Beanstandungen, Empfehlungen, ggf. Auflagen. Sie erhalten einen schriftlichen Prüfbericht. Bei schweren Mängeln: Fristsetzung zur Behebung oder Bußgeldverfahren.

Gesamtdauer: Typischerweise ein halber bis ein ganzer Tag vor Ort. Bei größeren Büros oder komplexen Strukturen auch zwei Tage. Bei Einzelmaklern meist 3–4 Stunden.

Diese Unterlagen will der Prüfer sehen

📋 Übergreifende Dokumente (Ihr „System“)

1. Risikoanalyse — Ihre individuelle Einschätzung der GwG-Risiken in Ihrem Geschäft
2. Internes Sicherungssystem — Ihre internen Richtlinien und Verfahren zur GwG-Compliance
3. Schulungsnachweise — Wann wurden Sie (und ggf. Mitarbeiter) geschult?
4. GwG-Beauftragter — Bestellung und Qualifikation (ab bestimmter Unternehmensgröße)
5. Transparenzregister-Meldung — Haben Sie Ihre eigene Eintragung im Transparenzregister?

📁 Pro Transaktion (Stichproben)

6. Ausweiskopien aller Vertragsparteien (Verkäufer, Käufer)
7. KYC-Fragebogen inkl. PEP-Abfrage
8. Sanktionslisten-Ergebnis mit Datum
9. Wirtschaftlich Berechtigte (bei Gesellschaften: HR-Auszug, Gesellschafterliste, TR-Abgleich)
10. Risikobewertung der Transaktion / des Kunden

Die 7 häufigsten Beanstandungen

Prüfer sehen immer wieder dieselben Probleme. Wenn Sie diese sieben Punkte im Griff haben, bestehen Sie jede Prüfung:

❶ Keine Risikoanalyse

Der häufigste Einzelbefund. Viele Makler haben schlicht keine individuelle Risikoanalyse erstellt. Pflicht nach § 5 GwG.

❷ Kein internes Sicherungssystem

Keine dokumentierten Prozesse: Wann identifizieren Sie? Wie prüfen Sie? Was tun Sie bei Auffälligkeiten? Pflicht nach § 6 GwG.

❸ Unvollständige Identifizierung

Ausweiskopie vorhanden, aber Geburtsdatum fehlt. Oder: Nur Verkäufer identifiziert, Käufer nicht. Oder: Bei GmbH nur GF, nicht wB.

❹ Fehlende PEP-Abfrage

Die PEP-Frage wurde nicht gestellt — oder nur die schmale Version ohne Familienangehörige.

❺ Kein oder undatiertes Sanktionsscreening

Prüfer will sehen: Wann haben Sie geprüft und gegen welche Listen? Ein Screenshot ohne Datum ist wertlos.

❻ Keine Schulungsnachweise

Auch Einzelmakler müssen sich nachweislich schulen. Ein Zertifikat, ein Seminarnachweis, ein dokumentiertes Selbststudium — irgendetwas.

❼ Fehlende Aufbewahrung

Der Prüfer fragt nach einer Transaktion von vor drei Jahren. Die Akte ist „irgendwo“. Aufbewahrungspflicht: 5 Jahre ab Ende der Geschäftsbeziehung.

Bußgelder: Was droht wirklich?

Das GwG sieht in § 56 empfindliche Bußgelder vor. Die Theorie:

Einfache Verstöße:Bis 100.000 €
Schwerwiegende Verstöße:Bis 1.000.000 €
Besonders schwerwiegend:Bis 5.000.000 € oder 10 % des Jahresumsatzes

Die Praxis:

Bei einem Einzelmakler mit erstmaliger Prüfung und kooperativem Verhalten: In den meisten Fällen erhalten Sie bei Mängeln zunächst Auflagen mit Frist zur Behebung. Bußgelder werden eher bei wiederholten oder gravierenden Verstößen verhängt — oder wenn Sie die Frist zur Nachbesserung ignorieren.

Aber: „Ich wusste nicht, dass ich das muss“ schützt Sie nicht. Unwissenheit ist kein Milderungsgrund. Die Pflichten gelten, seit Sie Ihre Maklerzulassung haben.

Was Prüfer positiv werten: Kooperation (Sie helfen, statt zu blockieren), Einsicht (Sie erkennen Mängel an), schnelle Nachbesserung (Sie beheben Mängel innerhalb der Frist). Das kann den Unterschied zwischen Auflage und Bußgeld ausmachen.

Vorbereitung: Der Prüfungs-Countdown

Sie haben den Brief bekommen. 4 Wochen Zeit. Was tun Sie?

📅 Woche 1: Bestandsaufnahme

→ Haben Sie eine Risikoanalyse? Wenn nein: jetzt erstellen.
→ Haben Sie ein internes Sicherungssystem? Wenn nein: jetzt dokumentieren.
→ Wann war Ihre letzte Schulung? Nachweis heraussuchen.

📅 Woche 2: Akten-Check

→ Nehmen Sie sich 5 Ihrer letzten Transaktionen vor. Prüfen Sie jede Akte auf Vollständigkeit.
→ Ausweiskopie vorhanden? PEP-Abfrage dokumentiert? Sanktionscheck mit Datum?
→ Lücken? Soweit noch möglich: nachträglich ergänzen. Aber: Nicht rückdatieren — das wäre Dokumentenfälschung.

📅 Woche 3: Ordnung schaffen

→ Alle Akten an einem Ort. Nicht in drei E-Mail-Ordnern und zwei Schubladen.
→ Transparenzregister: Eigene Eintragung prüfen.
→ Ggf. rechtliche Beratung einholen — besonders wenn Sie gravierende Lücken entdecken.

📅 Woche 4: Generalprobe

→ Spielen Sie die Prüfung im Kopf durch. Der Prüfer fragt: „Zeigen Sie mir Ihre letzte Transaktion.“ Können Sie sofort eine vollständige Akte vorlegen?
→ Bereiten Sie einen ruhigen Arbeitsplatz vor — Schreibtisch, Stühle, Kaffee. Professionalität beginnt bei der Atmosphäre.

Wichtig: Erstellen Sie fehlende Dokumente (Risikoanalyse, Sicherungssystem) jetzt — aber datieren Sie sie ehrlich. Der Prüfer sieht, dass sie frisch sind. Das ist nicht ideal, aber besser als gar nichts. Und es zeigt: Sie haben reagiert.

Ihre Prüfungs-Checkliste

🏢 Systemdokumente

☐ Individuelle Risikoanalyse (§ 5 GwG)
☐ Internes Sicherungssystem mit dokumentierten Prozessen (§ 6 GwG)
☐ Schulungsnachweise (für sich selbst und ggf. Mitarbeiter)
☐ Transparenzregister-Eintragung (eigenes Unternehmen)
☐ GwG-Beauftragter bestellt (wenn anwendbar)

📁 Pro Transaktion (Stichproben-fest)

☐ Vollständige Ausweiskopie (Name, Geburtsdatum, Ausweisnummer, Gültigkeit)
☐ PEP-Abfrage inkl. Familienangehörige — dokumentiert
☐ Sanktionslistencheck mit Datum und Ergebnis
☐ Bei Gesellschaften: HR-Auszug, Gesellschafterliste, TR-Abgleich, wB identifiziert
☐ Risikobewertung (mindestens: gering/mittel/hoch mit Begründung)

Fazit

Eine GwG-Prüfung ist kein Tribunal. Es ist ein Prüfer, der einen Tag lang Ihre Unterlagen anschaut und mit Ihnen über Ihr Geschäft spricht. Wenn Ihre Akten vollständig sind, Ihre Risikoanalyse existiert und Ihr Prozess dokumentiert ist, gehen Sie entspannt hinein.

Der Düsseldorfer Makler vom Anfang? Er hat vier Wochen. Das reicht, um eine Risikoanalyse zu erstellen, das Sicherungssystem zu dokumentieren, die letzten Akten durchzugehen und Lücken zu schließen. Beim Prüfungstermin kann er jede Frage beantworten, jede Akte vorlegen. Nicht perfekt — aber nachvollziehbar, ehrlich und professionell. Und das zählt.

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Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Organisation der GwG-Aufsicht variiert je nach Bundesland. Bußgeldhöhen und Prüfungsabläufe können im Einzelfall abweichen. Wenn Sie eine Prüfungsankündigung erhalten, empfehlen wir die Konsultation eines spezialisierten Rechtsberaters.

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