CLUSTER 5 · WENN ES SCHIEFGEHT
Der Notar findet einen Treffer — und jetzt?
Was tun, wenn der Check am Notartermin scheitert — und wie Sie verhindern, dass es überhaupt so weit kommt.
📑 Inhaltsverzeichnis
- Anatomie eines geplatzten Termins
- Warum der Notar eigene Checks macht
- Was „Treffer“ bedeutet — und was nicht
- Schadensbegrenzung in 5 Schritten
- Der häufigste Fall: False Positive
- Der seltene Fall: Echter Treffer
- Wie Sie verhindern, dass es so weit kommt
- Provision und Haftung: Was passiert mit Ihrem Geld?
- Notfall-Checkliste
Praxissituation
Donnerstag, 14:45 Uhr, Notariat in Wiesbaden
Alle sind da. Der Verkäufer hat seinen Ausweis auf den Tisch gelegt. Die Käuferin sitzt mit ihrer Finanzierungsbestätigung bereit. Sie haben die Unterlagen zusammen, das Exposé liegt vorn, der Kaufvertragsentwurf ist durchgesprochen. Gleich wird beurkundet.
Der Notar nimmt die Ausweise, tippt die Namen in sein System. Zwei Minuten Stille. Dann blickt er auf.
„Frau Kovačević, ich habe hier einen Hinweis auf der Sanktionsliste. Ich kann so nicht beurkunden.“
Stille. Die Käuferin wird blass. Sie werden blass. Der Verkäufer schaut von einem zum anderen.
Der Notartermin ist geplatzt. Vor den Augen aller Beteiligten. Und alle schauen zu Ihnen — dem Makler.
Es ist der schlimmste Moment, den ein Makler im GwG-Kontext erleben kann. Aber er muss nicht das Ende sein — wenn Sie wissen, was jetzt zu tun ist.
Nach diesem Artikel wissen Sie:
- Warum der Notar eigene Prüfungen macht — und was seine Treffer für Sie bedeuten
- Den Unterschied zwischen False Positive und echtem Treffer
- Was Sie in den ersten 30 Minuten nach einem geplatzten Termin tun
- Wie Sie mit dem Sandwich-Verfahren verhindern, dass es so weit kommt
- Was mit Ihrer Provision passiert
Anatomie eines geplatzten Termins
Bevor wir über Lösungen sprechen: Verstehen Sie, was gerade passiert ist.
Warum der Notar eigene Checks macht
Manche Makler denken: „Wenn ich geprüft habe, muss der Notar doch nicht nochmal prüfen.“ Falsch. Der Notar hat eigene, unabhängige GwG-Pflichten. Er verlässt sich nicht auf Ihre Prüfung — und darf es auch gar nicht.
| Notar prüft: | Identität (Ausweis), Sanktionslisten, PEP-Status, Transparenzregister, ggf. wirtschaftlich Berechtigte |
| Notar nutzt: | Eigene Software, oft mit anderen/aktuelleren Datenbanken als Sie |
| Konsequenz: | Der Notar kann Treffer finden, die Ihre Prüfung nicht gefunden hat — weil er andere Tools, andere Fuzzy-Match-Schwellen oder aktuellere Listen verwendet |
💡 Das bedeutet: Selbst wenn Ihr Sanktionslistencheck sauber war, kann der Notar zu einem anderen Ergebnis kommen. Verschiedene Systeme, verschiedene Ergebnisse. Das ist kein Fehler — das ist Realität.
Was „Treffer“ bedeutet — und was nicht
Ein „Treffer“ beim Notar ist kein Schuldspruch. Es bedeutet zunächst nur: Der Name einer beteiligten Person ähnelt einem Namen auf einer Sanktionsliste so stark, dass das System Alarm schlägt.
|
✓ False Positive (häufig) Namensähnlichkeit. Frau Kovačević heißt ähnlich wie eine Person auf der Liste — ist aber eine ganz andere Person. Anderes Geburtsdatum, anderer Geburtsort, anderer Hintergrund. |
✗ Echter Treffer (selten) Tatsächliche Übereinstimmung. Name, Geburtsdatum, Geburtsort stimmen mit einer sanktionierten Person überein. Die Person ist tatsächlich auf der Liste. |
Statistisch: Die überwiegende Mehrheit aller Treffer sind False Positives. Gerade bei häufigen Nachnamen (Müller, Schmidt) oder bei Namen aus Regionen mit vielen Sanktionseinträgen (Balkan, Naher Osten, Russland) kommen Namensähnlichkeiten regelmäßig vor.
Schadensbegrenzung in 5 Schritten
Der Notar hat gestoppt. Alle sitzen noch im Raum. Was tun Sie jetzt?
Der häufigste Fall: False Positive
Frau Kovačević aus der Eingangsszene: kroatischer Name, in Frankfurt geboren, Ingenieurin bei einem Automobilzulieferer. Die Sanktionsliste enthält eine Person mit ähnlichem Namen — geboren in Belgrad, anderes Geburtsjahr, andere Person.
Was jetzt passiert:
Abgleich der Identifikatoren:
| Name: | Ähnlich (deshalb der Treffer) |
| Geburtsdatum: | Abweichend → starkes Indiz für False Positive |
| Geburtsort: | Frankfurt vs. Belgrad → anderes Land |
| Staatsangehörigkeit: | Deutsch vs. serbisch → abweichend |
| Ergebnis: | False Positive — Namensähnlichkeit, andere Person |
Der Notar dokumentiert den Treffer und das Ergebnis seiner Überprüfung. Er überzeugt sich anhand der Identifikatoren, dass es sich um eine andere Person handelt. Der Termin wird nachgeholt — oft innerhalb weniger Tage.
💡 Ihre Aufgabe: Dokumentieren Sie den Vorfall auch in Ihrer Akte. Notieren Sie: Datum, Art des Treffers, Ergebnis der Prüfung (False Positive), Quelle. Wenn die Aufsichtsbehörde in zwei Jahren Ihre Akten sieht, zeigt das: Sie wissen, was Sie tun.
Der seltene Fall: Echter Treffer
Name stimmt. Geburtsdatum stimmt. Geburtsort stimmt. Die Person auf der Sanktionsliste ist die Person am Tisch.
Bei einem echten Sanktionstreffer gibt es keine Verhandlung. Kein „Lassen Sie uns das klären.“ Kein neuer Termin.
Was bei einem echten Treffer passiert:
| 1. | Notar stoppt sofort. Keine Beurkundung. Keine Ausnahme. |
| 2. | Sie beenden die Geschäftsbeziehung mit der sanktionierten Person. Kein Wenn und Aber — Sanktionsverstoß ist strafbar. |
| 3. | Verdachtsmeldung an die FIU prüfen. In den meisten Fällen bei einem echten Sanktionstreffer: Pflicht. |
| 4. | Nichts an die betroffene Person kommunizieren über Ihre Verdachtsmeldung (Tipping-off-Verbot, § 47 GwG). |
| 5. | Alles dokumentieren. Zeitpunkt, Treffer, Ihr Handeln, Gesprächsnotizen. |
Tipping-off-Verbot: Sie dürfen der betroffenen Person nicht mitteilen, dass Sie eine Verdachtsmeldung erstatten. Sie dürfen sagen: „Die Beurkundung kann leider nicht stattfinden.“ Sie dürfen nicht sagen: „Ich muss Sie bei der FIU melden.“
Wie Sie verhindern, dass es so weit kommt
Der geplatzte Notartermin in der Eingangsszene hätte nicht passieren müssen. Die Lösung heißt: Sandwich-Verfahren.
| Check 1: Bei Identifizierung | Vollständige Prüfung: Ausweis, PEP, Sanktionen. Treffer in diesem Stadium? Kein Problem — Sie haben Zeit, das zu klären, bevor der Notar involviert ist. |
| Check 2: 2–3 Tage vor Notar | Update: Sanktionslisten erneut prüfen. Ausweis noch gültig? Wenn hier ein Treffer erscheint, können Sie vor dem Termin klären — nicht während. |
| Ergebnis: | Sie gehen mit aktuellem Stand zum Notar. Wenn der Notar trotzdem einen Treffer findet (anderes System), können Sie sofort Ihre eigene Dokumentation zeigen. Das beschleunigt die Klärung enorm. |
Die Logik ist einfach: Einen Treffer vor dem Notartermin zu klären dauert ein paar Tage und kostet nichts außer E-Mails. Einen Treffer beim Notartermin zu klären kostet den Termin, Ihre Reputation und möglicherweise die Transaktion.
Profi-Tipp: Wenn Ihr Check 2 einen Treffer zeigt, informieren Sie den Notar vorab: „Bei unserer Vorabprüfung gab es eine Namensähnlichkeit auf der [Liste]. Wir haben das geprüft und halten es für ein False Positive — hier die Dokumentation.“ Der Notar wird Ihnen dankbar sein.
Provision und Haftung: Was passiert mit Ihrem Geld?
Die unangenehme Frage, die sich jeder Makler stellt:
💡 Die Botschaft: Ihre Dokumentation ist Ihr Schutzschild. Wenn Sie nachweisen können, dass Sie wann und wie geprüft haben, sind Sie auf der sicheren Seite — auch wenn der Notar trotzdem einen Treffer findet.
Notfall-Checkliste: Der Notar hat einen Treffer
Fazit
Ein geplatzter Notartermin ist unangenehm. Aber er ist keine Katastrophe — wenn Sie vorbereitet sind. Die meisten Treffer sind False Positives. Die meisten lassen sich in Tagen klären. Und mit dem Sandwich-Verfahren verhindern Sie, dass der Treffer überhaupt erst beim Notar auffliegt statt bei Ihnen.
Frau Kovačević? False Positive. Namensähnlichkeit, anderes Geburtsdatum, anderer Geburtsort. Der Notar hat das nach Abgleich bestätigt. Neuer Termin am folgenden Dienstag. Beurkundung erfolgreich. Provision gesichert. Aber die 20 Minuten im Notariat — die hätten nicht sein müssen.
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