CLUSTER 4 · SONDERFÄLLE
Der Stammkunde kauft wieder
Darf ich mich auf die Identifizierung von vor drei Jahren verlassen? Die 3-Jahres-Frage — und ihre Ausnahmen.
📑 Inhaltsverzeichnis
Praxissituation
Dienstagmorgen, ein vertrauter Name auf dem Display
Herr Lehmann. Sie kennen ihn seit Jahren. 2021 haben Sie für ihn eine Eigentumswohnung in Sachsenhausen verkauft. 2023 ein Reihenhaus im Taunus. Beide Male reibungslos: Ausweis kopiert, PEP-Frage gestellt, Sanktionscheck sauber, Notartermin pünktlich, Provision pünktlicher.
Jetzt ruft er an. Er hat eine Doppelhaushälfte in Kronberg im Auge. „Können Sie sich das mal anschauen? Wenn’s passt, machen wir das wie immer.“
Sie freuen sich. Stammkunden sind Gold wert — weniger Erklärungsbedarf, schnelle Abwicklung, gegenseitiges Vertrauen. Aber dann die Frage, die Ihnen im Hinterkopf brennt:
Die letzte Identifizierung war 2023. Muss ich das alles nochmal machen? Oder reicht die alte Akte?
Die Antwort ist — wie so oft im GwG — ein differenziertes „kommt darauf an“. Und genau das klären wir jetzt.
Nach diesem Artikel wissen Sie:
- Ob und wann Sie auf eine bestehende Identifizierung aufbauen können
- Welche Daten Sie bei Wiederholungskäufern zwingend aktualisieren müssen
- Was sich in drei Jahren alles ändern kann — und warum das relevant ist
- Wie der Entscheidungsbaum für Stammkunden aussieht
Die Stammkunden-Falle
Stammkunden fühlen sich sicher an. Sie kennen den Menschen, Sie haben seine Ausweiskopie, Sie wissen, wie er tickt. Das Gehirn sagt: „Kenne ich, alles gut.“
Aber das GwG interessiert sich nicht für Ihr Bauchgefühl. Es interessiert sich für den aktuellen Stand.
Was sich in drei Jahren ändern kann:
📋 Der Ausweis: Abgelaufen. Die Kopie von 2023 zeigt ein Dokument, das seit 2024 ungültig ist.
🏠 Die Adresse: Umgezogen — vielleicht sogar ins Ausland. Die Risikobeurteilung ändert sich.
⚖️ Der PEP-Status: Herr Lehmann war 2023 Abteilungsleiter. 2025 wurde er zum Geschäftsführer eines städtischen Wohnungsbauunternehmens ernannt — PEP.
🔍 Die Sanktionslisten: 2023 sauber, 2026 vielleicht nicht mehr. Die Listen ändern sich laufend.
💍 Der Familienstand: Geschieden, neu verheiratet. Wenn die neue Ehefrau eine PEP ist — steht nicht in der alten Akte.
Die 3-Jahres-Regel: Was das GwG sagt
Das GwG gibt keine starre „3-Jahres-Regel“ vor. Was es sagt (§ 10 Abs. 3): Die Sorgfaltspflichten sind bei Begründung einer Geschäftsbeziehung oder bei Durchführung einer Transaktion zu erfüllen.
Jede neue Transaktion mit Herrn Lehmann ist eine neue Gelegenheit, bei der Sie Ihre Pflichten erfüllen müssen. Die Frage ist nur: Wie umfangreich?
| Letzte ID < 12 Monate: | Minimaler Aufwand. Sanktionsscreening + PEP-Refresh genügen in der Regel. Ausweisdaten aktuell? → Weiter. |
| Letzte ID 12–36 Monate: | Mittlerer Aufwand. Daten verifizieren: Ausweis noch gültig? Adresse aktuell? PEP-Status unverändert? Neues Screening. Dokumentation aktualisieren. |
| Letzte ID > 36 Monate: | Vollständige Neuidentifizierung. Behandeln Sie ihn wie einen neuen Kunden. Ausweis, PEP, Screening, alles neu. |
💡 Warum 36 Monate als Grenze? Es gibt keine gesetzliche Frist. Aber nach drei Jahren sind die meisten Ausweise einen Schritt näher am Ablauf, Lebensverhältnisse ändern sich substanziell, und Ihre alte Dokumentation wird dünn. Drei Jahre ist der Konsens unter Praktikern und Aufsichtsbehörden.
Der Stammkunden-Check: Was erneuern, was behalten?
| Datenpunkt | Was prüfen? | Aufwand |
| Ausweis | Noch gültig? Neue Anschrift? Im Zweifel: neue Kopie anfordern. | 2 Minuten |
| PEP-Status | Immer neu abfragen. „Hat sich an Ihrem beruflichen Status etwas geändert?“ — denn ein PEP-Wechsel ist der häufigste stille Risikofaktor. | 1 Minute |
| Sanktionsscreening | Immer neu durchführen. Alte Ergebnisse sind nur eine Momentaufnahme. | 5 Minuten |
| Wohnadresse | Umzug? Besonders relevant, wenn Umzug ins Ausland (Risikoeinstufung ändert sich). | 1 Minute |
| Familienstand | Relevant wenn beide im Grundbuch stehen. Neuer Ehepartner → prüfen (PEP-Familienangehöriger?). | 1 Minute |
| Wirtschaftlicher Hintergrund | Hat sich die Transaktionsgröße verändert? 2023: 400k-Wohnung. 2026: 1,8 Mio.-Villa. Plausibel? | Kurze Überlegung |
Gesamtaufwand: Bei einem unkomplizierten Stammkunden reden wir von 10–15 Minuten Aktualisierung — nicht von einer Stunde Neuidentifizierung.
Sonderfall: Der abgelaufene Ausweis
In der Akte liegt eine Ausweiskopie, gültig bis 12/2024. Jetzt ist Mai 2026.
Ein abgelaufener Ausweis ist kein gültiges Identifikationsdokument im Sinne des GwG. Neue Kopie anfordern — keine Diskussion.
So kommunizieren Sie das:
„Herr Lehmann, kurze Formalität — ich brauche einmal Ihren aktuellen Ausweis. Der alte in meiner Akte ist seit 2024 abgelaufen. Bringen Sie ihn einfach zum nächsten Termin mit.“
Kein Stammkunde nimmt Ihnen das übel. Es ist eine Routinefrage — und sie zeigt Professionalität.
Sonderfall: Ihr Stammkunde ist PEP geworden
Herr Lehmann war 2023 Abteilungsleiter bei einem mittelständischen Unternehmen. Kein PEP. Kein erhöhtes Risiko. Unkompliziert.
2025 wechselte er: Geschäftsführer der städtischen Wohnungsbaugesellschaft. Ein Unternehmen in kommunaler Hand — Herr Lehmann hat jetzt eine Führungsposition bei einem staatlichen Unternehmen.
Herr Lehmann ist PEP.
Wenn Sie die PEP-Frage bei der neuen Transaktion nicht erneut stellen, erfahren Sie das nie. Die alte Akte zeigt „Nein“ — und Sie arbeiten mit veralteten Daten.
Was bei neuem PEP-Status passiert:
| 1. | Geschäftsleitungs-Genehmigung einholen (Senior Management Approval) |
| 2. | Vermögensherkunft erfragen — passt der Kaufpreis zum bekannten Profil? |
| 3. | Risikobewertung von „gering“ auf „erhöht“ hochstufen |
| 4. | Zahlungsflüsse besonders beobachten |
Sonderfall: Der Stammkunde mit Gesellschaften
Herr Lehmann kaufte 2021 privat und 2023 privat. Jetzt will er über seine frisch gegründete Vermögensverwaltungs-GmbH kaufen.
Neue Gesellschaft = neue Identifizierung. Die alte Akte von Herrn Lehmann als Privatperson deckt die GmbH nicht ab.
Was Sie jetzt brauchen:
| ✓ | Handelsregisterauszug der neuen GmbH |
| ✓ | Gesellschafterliste — Lehmann als wB? |
| ✓ | Transparenzregister-Abgleich |
| ✓ | Lehmann als GF identifizieren (Ausweis aktuell? → siehe oben) |
| ✓ | Gibt es weitere Gesellschafter >25 %? → Separat identifizieren |
Der Vorteil: Sie kennen Herrn Lehmann bereits. Sein Ausweis (sofern aktuell), sein PEP-Status, sein Risikoprofil — das haben Sie schon. Sie müssen nur die Gesellschaftsebene ergänzen, nicht alles von null beginnen.
Der Entscheidungsbaum
Wenn ein Stammkunde anruft, laufen Sie gedanklich diese Fragen durch:
Ihre Stammkunden-Checkliste
Fazit
Stammkunden sind kein Freifahrtschein. Sie sind ein Beschleuniger — wenn die Basis stimmt. Die alte Akte ist ein Startvorteil, kein Ersatz für eine aktuelle Prüfung.
Herr Lehmann aus der Eingangsszene? Zehn Minuten Aktualisierung: Ausweis prüfen (gültig bis 2028 — passt), PEP-Frage neu stellen (er ist jetzt GF der städtischen Wohnungsbaugesellschaft — PEP!), Screening durchführen (sauber), Risikobewertung hochstufen, Geschäftsleitungs-Genehmigung dokumentieren. Danach: Geschäft wie gewohnt. Nur mit aktuellem Stand.
📚 Weiterlesen in dieser Serie
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